Rechnungsstellung: Pflichtangaben in einer Rechnung
Rechnungsstellung ist für jeden Unternehmer wichtig. Wir geben Ihnen einen Überblick über Pflichtangaben in Rechnungen und worauf Sie sonst achten müssen.
Erbringt ein Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer, muss er grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Dabei kann die Rechnung aus mehreren Teilen bestehen, zum Bespiel Liefer- oder Bestellschein.
Pflichtangaben in einer Rechnung
Hinsichtlich der Rechnungsstellung sieht das Umsatzsteuergesetz eine Reihe von Mindestanforderungen vor. Im Rahmen von sogenannten Kleinstrechnungen d.h. Rechnungen mit einem Betrag bis € 250 (bis 2016 € 150) wird auf einige Punkte verzichtet. Nur bei Einhaltung aller Vorgaben wird ein Vorsteuerabzug gewährt. Insofern sind auch Eingangsrechnungen auf alle möglichen Punkte zu prüfen.
Name und Adresse
Sowohl der vollständige Name als auch die vollständige Adresse des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers müssen aus der Rechnung ersichtlich sein.
Steuernummer oder USt-Id.
Aus der Rechnung muss sich entweder die Steuernummer oder die UST-Id des leistenden Unternehmers ergeben. Wird während der Rechnungsstellung die Steuernummer angegeben, ist darauf zu achten, dass es sich hierbei um die für das Unternehmen vergebene und nicht um die private Steuernummer handelt.
Ausstellungsdatum
Aus der Rechnung muss sich das Ausstellungsdatum ergeben.
Rechnungsnummer
Aus der Rechnung muss unbedingt eine fortlaufende Rechnungsnummer hervorgehen. Als Rechnungsnummer dürfen nicht nur Zahlen, sondern auch Buchstaben oder Kombinationen angegeben werden. Hierbei darf man auch unterschiedliche Nummernkreise führen, solange die Rechnungsnummer eindeutig sind (zum Beispiel für Inland, Ausland, Filialen etc.) So ist zum Bespiel die Rechnungsnummer I 0705 – R – 0035 – 20 denkbar. Dabei steht I für Inlandslieferung, 0705 für das Rechnungsdatum 7. Mai, R für Lager in Regensburg und 20 für das Geschäftsjahr 2020.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen
Gegenstände bzw. Leistungen sind so zu bezeichnen, dass eine Identifizierung eindeutig ist. Dabei sind Sammelbezeichnungen (zum Beispiel Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren etc.) zulässig. Eine verallgemeinernde Bezeichnung (zum Beispiel Geschenkartikel) reicht jedoch nicht aus.
Lieferzeitpunkt, Leistungszeitpunkt, Zahlungszeitpunkt
Die Angabe des Monats ist hierbei ausreichend. Die Angabe ist auch dann verpflichtend, wenn das Liefer- bzw. Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Wenn das Liefer- bzw. Leistungsdatum in der Zukunft liegt, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.
Anzahlungen sind auf Rechnungen gesondert zu vermerken. Der Zeitpunkt der Vereinnahmung ist auf der Rechnung gesondert auszuweisen. Wenn das Datum der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, reicht als Angabe der Kalendermonat.
Entgelt, Steuerbetrag, Steuersatz bzw. Steuerbefreiung
Grundsätzlich sind das Entgelt, der Steuerbetrag und der Steuersatz bzw. die Steuerbefreiung in einer Rechnung gesondert auszuweisen.
Werden in einer Rechnung Umsätze ausgeführt, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.
Entgeltminderungen
Werden im Voraus Entgeltminderungen vereinbart (Skonti, Rabatte, Boni), müssen diese angegeben werden. Dabei muss der Betrag nicht als Brutto- oder Nettowert angeben werden, es reicht eine Angabe wie zum Beispiel „Bei Zahlung bis … 3 % Skonto“.